посмертная канцелярия в ВОВ

недавно открыл для себя obd-memorial.ru

нашел там своего прадеда, призванного в августе 1941 и двумя месяцами позже погибшего под Харьковом.

Так вот там в приведенном "Донесении о безвозвратных потерях" указано место захоронения. А бабушка точно помнит, что приходила похоронка "пропал без вести"

В связи с эти позвольте поинтересоваться у знающих:

Кто обычно составлял это Донесение о безвозвратных потерях и кто "похоронку"? - что первичнее?
Как вообще происходило документирование факта гибели/пропажи солдата?